勤怠管理システムの導入と実態に合わせた運用設計で、適正な労務管理を実現

観光バス事業会社

業種	旅客自動車運送業
会社情報	従業員数：200名

従来、勤怠管理には紙のタイムカードを使用しており、打刻された出退勤時刻をもとに、総務担当者が勤務時間や残業時間を手作業で集計していた。従業員ごとの所定労働時間を確認しながら、時間外勤務や深夜勤務を判別する必要があり、毎月の勤怠締めに大きな業務負荷がかかっていた。

また、24時間体制でバスを運行していることから、部門や日によって勤務時間が異なり、一律の勤怠管理では対応しにくい点も課題となっていた。

加えて、残業申請や承認の運用が十分に機能しておらず、一部の従業員に長時間の時間外勤務が発生し、適正な労務管理の観点から、法令上のリスクにつながりかねない状況も生じていた。

こうした課題を解消し、勤怠管理業務の効率化と適正な労務管理を両立するため、アイチームに相談が寄せられた。

企画

まず、各部門の勤務実態や勤怠管理上の課題を整理し、システムに求める要件を明確化した。その上で、必要な機能への適合性やコストなどを比較・評価し、最も適した勤怠管理システムを選定した。

導入にあたっては、部門ごとに異なる勤務形態に対応できるよう勤務パターンを整理。あらかじめ登録した勤務スケジュールを基準とし、一定時間を超える勤務には残業申請と管理者の承認が必要となるよう設定した。また、一部の勤務形態では、必要な箇所のみ修正できるようにすることで、運用負荷を抑える設計とした。

さらに、システムを導入するだけでは適正な勤怠管理は実現できないため、実際の業務に定着させるための運用設計も実施。管理者による残業申請の確認・承認ルールを明確化するとともに、部門ごとの勤務実態を踏まえて運用ルールやマニュアルを整備し、適切な勤怠管理を継続できる体制を構築した。

本稼働前には運用テストを実施し、想定していなかった課題を洗い出した上で、すべてをシステムで制御するのではなく、現場の実態に応じて個別対応が必要な部分も整理。管理精度と使いやすさのバランスを取りながら、実務で継続できる仕組みへと落とし込んだ。

結果

勤怠管理システムの導入と運用ルールの定着により、以下のような改善につながった。

1.勤怠集計業務の大幅な効率化

　勤務時間や残業時間を手作業で集計する必要がなくなり、総務担当者の毎月の勤怠集計業務を大幅に削減。勤怠情報を　

　システム上で集計できるようになり、締め処理にかかる業務負荷を軽減した。

2.適正な残業管理による法令リスクの低減

　残業申請・承認の仕組みを導入し、勤務時間をシステムと運用の両面から管理できる体制を整備。

　残業の必要性を確認した上で承認する運用が定着し、適切な時間外勤務の管理と法令リスクの低減につながった。

3.複雑な勤務形態に対応できる管理体制を実現

　一般的な勤務形態だけでなく、24時間体制の運行管理や日ごとに異なる勤務時間、イレギュラーな乗務など、

　バス事業特有の勤務実態にも対応。現場の負荷を抑えながら実用性の高い勤怠管理を実現した。

アイチームのアピールポイント

アイチームでは、単なるシステム選定・導入にとどまらず、業務実態を踏まえた要件整理から運用設計まで一貫して支援可能です。