既存システムの再設計で実現した展示会DXと業務効率化

クライアントから当初寄せられていた要望は、「展示会で利用できるWebカタログを出力できるようにしたい」という比較的シンプルなものであった。しかしアイチームでは、この要望をそのまま機能として実装するのではなく、まずカタログがどのような場面で利用されるのかを把握することから着手した。

誰が、どのタイミングで、何の目的でカタログを利用するのかといった業務上の活用方法を明確化し、クライアントとの議論を重ねながら要件を具体化。さらに、既存のWeb展示会システムの構成や機能を精査し、システム全体を作り直すのではなく、影響範囲を抑えながら目的に合致する形で再設計した。

このように、利用目的と業務の流れを踏まえて要件定義を行うことで、既存資産を活かした効率的なシステム改修を推進した。

システム改修により、リアル展示会とデジタルを融合した新たな展示会運営が実現した。

1.展示会運営のデジタル化

展示会場では来場者にタブレットを配布し、商品情報の確認や評価をWebシステム上で行えるようになった。これにより、これまで紙カタログにメモを書き込んでいた運用をデジタル化し、展示会での情報収集や検討がよりスムーズに行えるようになった。

2.発注検討プロセスの効率化

展示会で記録した評価やメモを一覧で確認できるようになり、来場者は店舗に戻ってからの商品検討や発注作業が容易になった。さらに、展示会ごとに制作していた紙カタログも廃止し、印刷費や制作コストの削減にも寄与している。

3.営業活動と顧客コミュニケーションの強化

顧客ごとの評価情報や注文状況をシステム上で確認できるようになり、営業担当者は発注状況を把握しながらフォローを行うことが可能となった。これにより、営業活動の効率化と顧客とのコミュニケーション強化にもつながっている。

来場者からは「展示会での検討内容を整理して確認できるため使いやすい」といった声が寄せられ、クライアント企業の経営層からも新しい展示会運営の取り組みとして高く評価された。