生成AIでシフト作成時間を30分以内に短縮し、業務効率化と納得感のある運用を両立

観光バス事業会社

業種	旅客自動車運送業
会社情報	従業員数：200名

乗務員のシフト作成をExcelで行っており、担当者の大きな業務負荷となっていた。作成時には、運行計画や休暇希望、連続勤務の状況、個別の事情など、複数の条件を一人ひとり確認しながら組み合わせる必要があり、複雑な調整と多くの確認作業が発生していた。

また、特定の乗務員に勤務や休暇が偏らないよう公平性に配慮する必要がある一方、実際にはシフトの偏りに対して従業員から不満が上がることもあった。シフト作成には担当者の経験や判断に依存する部分も多く、通常業務の合間を使いながら完成までに足掛け約3日を要していた。

さらに、手作業による確認には限界があり、乗務員の重複配置や割り当て漏れ、休暇日の入力ミスなどが発生することもあった。

こうした課題を解消し、という現場の要望に加え、情報システム部門からは、社内で利用している生成AIを活用したいとの意向もあり、アイチームに相談が寄せられた。

企画

アイチームでは、まず現場担当者へのヒアリングを通じて、シフト作成の手順や判断基準を整理した。既存のマニュアルに加え、実際に作成されたシフト表も生成AIで分析し、明文化されていない判断条件を抽出。必ず守る条件と、状況に応じて考慮する条件を切り分け、生成AIが判断できる形にルールを整理した。

使用する生成AIについても、クライアントがすでに契約しているツールを前提とせず、他の生成AIも含めてシフト作成への対応力を比較・検証。その結果を踏まえ、今回の業務に適したツールを選定した。

また、生成AIを初めて利用する担当者でも無理なく運用できるよう、既存の業務フローを大きく変えず、各工程を把握しながら利用できる設計とした。導入前にはデモを実施し、出力結果を担当者と確認・調整することで、実運用を具体的にイメージできる状態まで仕上げた。

一方、情報システム部門からはシフト変更や緊急時の再配置など、より高度な活用も要望されたが、生成AIで現実的に実現できる範囲を検証し、まずはシフト原案の作成に対象を限定。実際の運用状況を踏まえて段階的に活用範囲を広げる方針を定めた。

結果

従来、足掛け約3日を要していたシフト作成は、生成AIによる原案作成を15分以内で完了できるようになった。担当者による確認や個別調整を含めても30分以内に収まり、作業時間を大幅に短縮した。

また、明確な条件と優先順位に基づいて原案を作成することで、勤務回数や休暇の偏りを抑え、公平性を保ちやすくなった。担当者の経験や感覚に左右されにくくなり、一定のルールに基づいてシフトを作成できる運用へと改善された。

さらに、必要に応じて担当者自身が追加の指示を出し、その内容を以降のルールへ反映できるため、運用しながら調整を重ねられる仕組みとなった。こうした成果を受け、当初の対象とは別の営業所にも活用を拡大。営業所ごとに異なる条件に対応しながら、同じ操作手順でシフトを作成できる環境を整えた。

今後は実際の運用を通じて設定をチューニングしながら、シフト作成後の変更対応など、さらなる活用範囲の拡大が期待されている。

アイチームのアピールポイント

アイチームでは、現場の実情に寄り添いながら、無理なく定着する生成AI活用を支援します。