情報を一元化する販売管理システムの導入で業務効率を最大化

観光バス事業会社

業種	旅客自動車運送業
会社情報	従業員数：190名

業務プロセスの一部をシステム化していたものの、Excelを活用した管理業務が多く、非効率な運用が課題となっていた。特に営業部門では承認フローがなく、見積作成から請求書発行までを担当者が個別に管理しており、案件の可視化や一元管理ができていない状態だった。

さらに、会計システムとの連携がないため、請求書データの手入力や確認作業に多くの時間がかかり、業務負荷の高い状況が常態化。顧客対応はメモ書きで管理しており、担当者の不在時は対応遅延や機会損失のリスクも抱えていた。

このような状況を改善し、全社的な統制と効率化を実現するため、アイチームに相談が寄せられた。

企画

まず現場に深く入り込み、クライアントの事業内容と業務プロセスを徹底的にヒアリング。これにより、各部門の業務フローを可視化し、課題の本質を明確化した。その結果、既存の運行管理システムとの連携を前提に、情報の一元化を目的とした販売管理システムの導入を提案した。

システム選定においては、案件管理や帳票のカスタマイズ、他システムとの連携を重視した機能要件を定義。20社以上の市販クラウド型販売管理システムをリストアップし、各ベンダーに詳細な問い合わせを行いながら、機能評価を重ねた。

最終的に、機能要件を満たした上で、特にカスタマイズ性が高くユーザーサポートが充実しているシステムを選定。システムの構築プロセスではアジャイル形式を採用し、業務運用のさらなる効率化を図った。

結果

この度のシステム選定を通じて、下記の効果が見込まれる。

業務の効率化と精度向上
紙ベースの管理やExcel業務をシステム化し、API連携によるデータ入力の自動化を実現することで、正確性を確保しつつ業務効率が向上する。
業務の一元管理
個人のPCやメモで分散管理されていた情報が販売管理システムを通じて一元化され、会社全体の業務状況や売上見込みがリアルタイムで把握可能になる。
社内統制の確立
ワークフロー形式の導入により承認フローが整備され、業務プロセス全体の透明性の向上と社内統制の強化につながる。

クライアントからは、「これまで不透明だった業務全体が明確になり、大幅に効率化が進む見通しが立った」と高く評価され、全社的な変革への期待が高まっている。

アイチームのアピールポイント

アイチームでは、業務プロセスや既存のシステムに課題がある場合も、以下のような支援が可能です。